Gestão de Terceirizados – Alocação intramuros

O controle de documentos e o monitoramento trabalhista e fiscal de empresas terceirizadas contratadas são temas de extrema relevância, mas que muitas vezes não são tratados com a devida atenção pelas empresas.

1) Normas legais – Compliance

A primeira dificuldade refere-se à quantidade de normas e o modo que se encontram espalhadas no nosso ordenamento jurídico, bem como outros documentos que são exigidos pelos contratantes por uma questão preventiva ou econômica.

Exemplos:

Uma importante norma é a Instrução Normativa 3/97 do Ministério do Trabalho e Emprego, que contém as instruções a serem observadas pela Fiscalização do Trabalho nas questões de prestação de serviços a terceiros. Em resumo, a citada norma exige que no local de trabalho ou o local onde o trabalhador terceirizado esteja alocado, fique arquivada uma cópia da ficha de registro ou que o trabalhador porte um crachá de identificação. Outra importante determinação desta IN é que o registro de ponto seja feito no posto de trabalho.

Já a questão da exigência de ter a cópia do “Atestado de saúde ocupacional” no local de trabalho é determinado pela Norma Regulamentadora 7 (Portaria nº 3.214/78).

Além da citada determinação, as outras normas de prevenção e segurança do trabalho (ao todo são 36 Normas) de alguma forma também obrigam as empresas contratantes de serviços terceirizados, exigir um ou outro documento da empresa terceirizada: comprovante de entrega de Equipamento de Proteção Individual, Certificado de Trabalho em Altura, etc.

2) Monitoramento de práticas trabalhistas

Complementarmente, há também documentos que são exigidos pelas empresas contratantes de serviços terceirizados, como por exemplo, a folha de pagamento e as guias de recolhimento do FGTS por uma questão de monitoramento e prevenção para mitigação de riscos de processos trabalhistas.

O que percebemos em inúmeras oportunidades é que os documentos são solicitados, mas o seu conteúdo não é analisado, ficando apenas como um repositório de documentação de terceiros.

Como exemplo, podemos citar um vigia terceirizado que trabalha 10 horas no seu posto de trabalho. O adequado seria verificar se na folha de pagamento da empresa que o paga, consta o pagamento das horas extras. Em outras palavras, neste exemplo, pedir a folha não basta, é preciso verificar se há pagamento de horas extras na folha.

É um aspecto mais amplo do que a simples solicitação e guarda de documentos.

3) Outros assuntos

Por incrível que pareça, há também documentos que devem ser solicitados e arquivados para mitigar riscos ou problemas que podem ultrapassar questões trabalhistas. Exemplo: Quando a segurança patrimonial é terceirizada e o trabalhador terceirizado porta arma de fogo para suas funções, o adequado é ter o documento formal de que este trabalhador está devidamente habilitado pela Polícia.

4) Checklist de documentos – necessidade de revisão

Muitas vezes, verificamos também que determinados checklists de documentos a serem solicitados de empresas terceirizadas não foram elaborados de forma assertiva.

Um exemplo clássico para justificar esta afirmação, é a solicitação do PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais) da empresa terceirizada.

Isto nos parece incorreto tecnicamente pois a responsabilidade por elaborar o PPRA ou o LTCAT (Laudo Técnico de Condições Ambientais do Trabalho) é da empresa dona do estabelecimento e responsável pelo gerenciamento do ambiente de trabalho e esta é que deve enviar o documento para a empresa terceirizada contratada que irá alocar empregados e que precisa saber se precisa pagar algum tipo de adicional (insalubridade e/ou periculosidade) ou se precisa recolher a taxa do RAT (Risco Ambiental do Trabalho) adicional de aposentadoria especial. O artigo 291 da Instrução Normativa 971/09 da Receita Federal do Brasil, quando trata “Da Demonstração do Gerenciamento do Ambiente de Trabalho”, diz que claramente que cabe à empresa contratante o fornecimento da cópia do seu PPRA ou LTCAT às empresas terceirizadas. Em outras palavras, muitas vezes, pelo desconhecimento técnico, está sendo exigido um documento das empresas terceirizadas de forma desnecessária.

5) Ausência de ferramenta de controle e gestão

Além das questões discorridas, percebemos que a maioria das empresas contratantes não utilizam ferramentas digitais ou eletrônicas para o arquivamento desta documentação, ficando com inúmeros papéis em seus arquivos.

Utilizamos uma ferramenta que possibilita, entre outras coisas, que a empresa terceirizada insira ou suba o documento eletronicamente e toda a gestão é realizada sem a circulação de documentos físicos (em papel).

Nós da Ecovis Pemom, temos uma solução completa de serviços de gestão de terceiros e de auditoria trabalhista de terceirizados:

  • Diagnóstico de necessidades na gestão de terceiros;
  • Revisão de checklist de documentos;
  • Elaboração de projeto estruturado – pessoas, ferramenta, programas de trabalho, etc
  • Controle de documentos por meio de ferramenta eletrônica;
  • Geração de relatórios com dados e indicadores das pendências;
  • Auditoria ou Revisão de procedimentos trabalhistas dos terceirizados;

 

Caso haja interesse podemos realizar uma apresentação desta solução, sem qualquer compromisso.

Nota: Nesta oportunidade falamos das contratações onde os trabalhadores ficam alocados nos estabelecimentos da empresa contratante (intramuros), pois quando o trabalhador terceirizado é alocado em local que não é da empresa contratante (como por exemplo, facções de costura), os procedimentos de monitoramento são completamente diferentes do tema aqui discorrido e posteriormente trataremos deste tema.

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